GEST’IN utilise la signature électronique depuis plusieurs années, bien avant sa démocratisation. Ce moyen permet à GEST’IN, son partenaire et les clients finaux -propriétaires et locataires- de signer sans contraintes.
Plan de l'article
Qu’est-ce que la signature électronique ?
A la différence d’une signature manuscrite, la version électronique nécessite l’usage d’un outil informatique. Le mécanisme de signature électronique permet de garantir l’authenticité de la signature et l’intégrité du document.
La signature électronique est dématérialisée. Elle est en réalité un certificat crypté associé à un document permise grâce à des applications dédiées. Par exemple, GEST’IN fait appel à Oodrive Sign (anciennement Sell&Sign) pour ses signatures électroniques de mandats, baux, etc.
D’un point de vue juridique, la signature électronique vaut-elle la signature traditionnelle ?
La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. En effet, elle se fonde sur trois points essentiels qui permettent l’authenticité et la validité du processus :
- le cryptage de la signature
- la garantie que le document n’est pas modifié durant la signature
- le consentement du signataire avec la preuve
Plus d’informations sur la valeur juridique de la signature électronique sur francenum.gouv.fr
Ainsi, toute signature électronique des mandats de gestion et autres baux de location a une valeur juridique.
A savoir, qu’une signature numérique n’a pas de valeur juridique. Celle-ci désigne une signature dessinée ou insérée sous forme d’image. Cette signature ne permet pas de recueillir le consentement du signataire.
Pourquoi avoir recours à la signature électronique ?
Le contexte sanitaire en 2020 a fortement incité l’ensemble de la population mondiale à limiter les contacts. Cela fonctionne également en ce qui concerne les paiements, et autres signatures. Les professionnels ont pu maintenir certaines signatures parce qu’ils possèdent un système de signature électronique. Ce fut le cas notamment pour les professionnels en immobilier qui ont pu faire signer des mandats de gestion.
En dehors de ce contexte et de la fiabilité de la signature électronique, ses avantages sont déjà notables :
Le gain de temps
Vobesoin d’attendre le rendez-vous pris avec les co-signataires, de s’y rendre et de passer le rendez-vous. Chacun prend connaissance du document et peut le signer dès sa réception. Dans le cadre d’une location, un locataire peut être dans l’urgence d’occuper le logement et veut signer rapidement après approbation de son dossier. (ex: un étudiant avec la rentrée qui approche.)
L’absence de contraintes géographiques
Dans le cas de GEST’IN, notre équipe se situe à Grenoble. Les partenaires GEST’IN sont des professionnels en immobilier sur la France entière. La signature électronique permet la signature de différents documents malgré la distance.
La réduction de l’empreinte écologique
Plus besoin de se déplacer pour signer, ce qui limite les émissions de CO2. De plus, il n’y a plus nécessité d’imprimer ou de photocopier pour archiver. Tout est déjà numérique et facilite l’archivage en gestion locative. Cela fait moins de consommation de papiers et moins d’archivage réel. Bien qu’il faut veiller à ne pas faire de surconsommation énergétique dans le cadre d’un archivage dématérialisé.
Un meilleur suivi des dossiers et automatisation des processus
Les outils de signatures électroniques permettent de voir qui a signé et qui il faut relancer. Parfois, la relance au bout d’un certain temps est automatique. De plus, des actions peuvent être lancées automatiquement suite à la signature.
Cette liste d’avantages est non exhaustive, mais les principaux avantages pour GEST’IN dans la gestion locative quotidienne en partenariat avec ses partenaires.
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